Come navigare il cambiamento aziendale grazie al Lego Serious Play

Introduzione: il cambiamento e una soluzione non ortodossa 

Le transizioni aziendali possono essere un processo turbolento che può potenzialmente sconvolgere un sistema di lavoro ben consolidato.

In qualità di Head of Design in Growens, ho recentemente attraversato un cambiamento simile quando un ramo del nostro gruppo, che comprendeva sia alcuni team di Growens che di MailUp, è stato venduto a un’altra società, TeamSystem. In questo contesto delicato, dove i colleghi avevano la sensazione che il terreno sotto di loro stesse crollando, mi sono ritrovata a ricorrere a un approccio anticonvenzionale per dar loro supporto: il Lego Serious Play (LSP).

Sebbene il metodo possa sembrare insolito, il Lego Serious Play è un potente strumento di esplorazione e comunicazione, soprattutto di fronte all’incertezza e al cambiamento. In qualità di facilitatrice LSP certificata, ho progettato e realizzato sei diversi workshop all’interno della nostra azienda per aiutare i colleghi ad affrontare questa transizione significativa.

La metafora delle placche tettoniche che si muovono e provocano un terremoto rende l’idea di quanto è stato vissuto nella nostra azienda. Quando inizialmente queste placche si sono spostate, le persone hanno tremato, ma dopo sono emerse cose bellissime. Utilizzando LSP dopo l’operazione di M&A, abbiamo offerto alle persone un luogo dove raccontare la propria storia, condividere le proprie emozioni e navigare attraverso il cambiamento.

Quello che era iniziato come un gioco per bambini si è trasformato in un potente strumento di esplorazione e comunicazione, utile soprattutto nei momenti di incertezza.

Comprendere il Lego Serious Play 

(Questo paragrafo è solo per chi non conosce il Lego Serious Play)

Il metodo LEGO® SERIOUS PLAY® (LSP) è una tecnica di pensiero, comunicazione e risoluzione dei problemi facilitata, adatta ad organizzazioni, team e individui. Si basa su ricerche approfondite nei campi del business, dello sviluppo organizzativo, della psicologia e dell’apprendimento e si basa sul concetto di “conoscenza diretta”.

Modelli Lego del workshop dedicato ai People Manager della Holding

Il metodo LSP si basa su una serie di convinzioni fondamentali sulla leadership e sulle organizzazioni. Riconosce che i leader non hanno tutte le risposte e che il loro successo dipende dall’ascolto di tutte le voci nella stanza. Promuove l’idea che le persone vogliano naturalmente contribuire, far parte di qualcosa di più grande e assumersene la responsabilità. 

Pertanto, consentire a ciascun membro di fare la sua parte ed esprimere la propria opinione permette di creare un modello di business più sostenibile. La metodologia LSP riconosce il fatto che viviamo in un mondo complesso e flessibile e che i team potrebbero lavorare meglio se sfruttassero le conoscenze delle proprie persone.

Il Core Process del LSP, che consiste nel porre domande, costruire, condividere e riflettere, è l’essenza di questo metodo. La sfida che viene sottoposta ai partecipanti non dovrebbe avere una soluzione ovvia né corretta, e dovrebbe essere presentata  in modo chiaro e semplice, alla portata della comprensione di tutti. I partecipanti danno un senso a ciò che sanno e a ciò che possono immaginare costruendo un modello di LEGO® e sviluppando una storia che ne rispecchi il significato. Le storie vengono poi condivise e analizzate, così da interiorizzarle e capirle a fondo.

La genesi: una domanda senza risposta 

Sara Parroco, la nostra People & Organization Growth Manager, ha posto un giorno una domanda fondamentale: “Come possiamo fornire ai nostri team gli strumenti necessari per interpretare e gestire il contesto evolutivo in cui vivono?”.

Questa domanda ha ispirato lo sviluppo dei nostri workshop LSP. Ciascun laboratorio è stato progettato per fornire ai nostri People Business Partner, ai People Manager di Growens e ai team di MailUp, strumenti interpretativi e organizzativi autoprodotti che riflettessero prospettive, desideri, domande e risposte individuali per il futuro.

Fase uno: i primi workshop

Il primo workshop, avvenuto il 7 febbraio 2023, è stato tenuto con i People Business Partner del gruppo Growens ed è stato incentrato sul tema dell’adattabilità. Il mutevole panorama aziendale ha reso necessario un rafforzamento dei legami di team, anche in vista di future separazioni, e di una comprensione condivisa del cambiamento a livello personale, così da far emergere tutte le emozioni connesse. 

Sara Parroco ha proposto la sessione, abbiamo poi scritto insieme il protocollo e infine io l’ho facilitata, incoraggiando i partecipanti a utilizzare i mattoncini LEGO per rappresentare la loro concezione del cambiamento. È stato incoraggiante vedere che questi modellini fisici non solo raggruppavano le paure e le preoccupazioni dei partecipanti, ma anche le loro aspirazioni e speranze per il futuro.

Durante il 13 e 14 febbraio si è svolto un secondo workshop rivolto ai People Manager della Holding della durata di oltre quattro ore e mezza, suddivise nelle due giornate. 

Questa sessione, proposta da Enrica Lipari (People & Culture Director), Sara Parroco (People & Organization Growth Manager), Michele Cappellini (Chief Information Officer), e Giammarco De Filippi (Chief Administration Officer) e facilitata da me, ha coinvolto 20 partecipanti. 

Il workshop mirava a promuovere l’unità e il cameratismo di fronte ai cambiamenti imminenti, rispecchiando gli obiettivi iniziali del workshop con i People Business Partner ma estendendoli a un gruppo più ampio di leader.

Workshop dedicato ai People Manager della Holding

 

Per molti è stata la prima volta in cui è stato possibile esprimere i propri sentimenti ai propri team o a un gruppo più ampio di colleghi: sono emerse umanità e comprensione reciproca, così come ascolto e generosità, ma anche gratitudine nel dolore e concentrazione durante l’incertezza. 

Molte volte queste parole si riassumono con resilienza, ma le storie che questa parola rappresenta sono tante, tangibili, sfaccettate e colorate.

Fase due: workshop su misura per i diversi team 

Dopo i primi workshop ce ne sono stati altri, tutti personalizzati per i diversi team di MailUp. Mentre le sessioni precedenti, avvenute durante le prime settimane dopo la condivisione della notizia dell’operazione M&A alla popolazione aziendale, miravano a instillare un senso di comprensione e unità, questi laboratori sono stati pensati per preparare i team a gestire l’incertezza di quando si sarebbe concluso l’accordo con TeamSystem e abituare i team e i singoli professionisti a cambiare in modo efficace.

Il primo workshop è stato dedicato al team Marketing di MailUp con Daniele Pelleri (Marketing Manager), il secondo al team di Sales Acquisition and Reseller con Marco Caramagna (Sales Manager), il terzo al team di Sales Development con Walter La Dolcetta (Sales Manager), e il quarto al team di Sales Operations con Flavio Caloni (Sales Operation Manager). 

I workshop si sono svolti da maggio a giugno 2023, con un numero di partecipanti compreso tra 7 e 12.

Uno dei momenti del workshop del team Sales Development di MailUp

Per questi workshop abbiamo utilizzato un triplice approccio:

• Esercizi di skill building: abbiamo chiesto ai partecipanti di costruire dei modelli basati su immagini che avevamo fornito, per poi esplorare un po’ come quella costruzione potesse essere metafora de “L’aspetto positivo di lavorare nel team MailUp”. Questo “riscaldamento creativo” ha stimolato la loro mente e le loro mani, soprattutto per le persone che non usavano i Lego da anni, e le ha preparate per l’esercizio principale. Molte di queste sessioni sono state tenute da remoto, così da ridurre la durata delle sessioni principali in presenza.
• Modelli individuali: abbiamo avviato i workshop attraverso la costruzione dei modelli individuali. Sulla base di domande uniche pertinenti ai singoli team, i partecipanti hanno costruito sia delle rappresentazioni del mondo come era in quel momento che di quello ispirazionale. Le domande riguardavano argomenti come la visione del team, le zone di comfort e i loro pensieri sulla gestione del cambiamento.
• Il “Red brick” e il modello condiviso: la seconda parte del workshop prevedeva un esercizio condiviso chiamato “Red brick” (mattone rosso), dove i partecipanti hanno identificato gli elementi chiave dei loro modelli individuali che ritenevano essere critici. Hanno poi costruito un modello di team condiviso integrando questi elementi. Questo metodo ha aiutato i team a creare una comprensione collettiva del loro percorso di cambiamento e a promuovere la complicità.
• Preparazione dei principi guida: infine, ciascun partecipante ha messo in relazione il proprio attuale modello individuale con il modello condiviso, riflettendo il proprio posto personale nel percorso di cambiamento del team.

Modello condiviso tra i membri del team di Sales Acquisition di MailUp

ll risultato: i principi guida e il percorso da seguire 

Al termine dei workshop sono emersi i “principi guida semplici”, che incapsulano la saggezza collettiva dei diversi team. Questi principi hanno mostrato come ci sia una tendenza a promuovere la resilienza, l’adattabilità e la collaborazione in un mondo sempre più volatile e complesso.

Hanno mostrato una risposta proattiva alle sfide, il valore del lavoro di squadra, la comunicazione aperta, il pensiero critico e l’importanza di una mentalità positiva e di crescita nell’accettare il cambiamento.

Riflettendo su Lego Serious Play: uno strumento di empatia incentrato sull’uomo 

Mentre rifletto su questo viaggio, diventa chiaro che Lego Serious Play (LSP) ha dimostrato di essere uno strumento efficace ed empatico nella gestione di questa transizione aziendale. Come facilitatrice, questi workshop sono stati per me una ricca esperienza di apprendimento.

Ho visto in prima persona il potere del Lego Serious Play nel promuovere la trasparenza tra individui e tra team, fornendo uno spazio sicuro in cui emozioni e pensieri profondamente radicati possano emergere. 

È uno strumento che onora le prospettive e le narrazioni individuali, affermando che non esiste un unico modo corretto di costruire e che il creatore è il proprietario del modello.

Il potere trasformativo dei workshop LSP mi ha lasciato a bocca aperta. I team che non erano consapevoli della propria complicità l’hanno riscoperta grazie alla condivisione del proprio percorso professionale e affrontando insieme il cambiamento.

I workshop hanno portato alla luce i punti di forza nascosti dei team e le profonde connessioni che avevano instaurato.

Inoltre, ho scoperto che Lego Serious Play può fungere da filtro per la verità. Nonostante sia uno strumento pratico, resiste alla manipolazione. È facile individuare quando qualcuno non è interessato, non ha idee o non è d’accordo. È impossibile eludere la domanda in questione, poiché le risposte si riflettono vividamente nel modello.

Foto di un momento di condivisione del workshop da remoto dei colleghi del team Sales Acquisition di MailUp

La parte più illuminante è stata comprendere il potere del metodo, un potere che rimane sfuggente finché non si costruisce, si racconta, si ascolta e si riflette su un modello. Il concetto di “divertimento” rimane astratto finché non lo si prova e non si comprende perché ha un tale impatto.

In conclusione, questo viaggio ha rafforzato la mia fiducia nel Lego Serious Play come strumento di facilitazione e, cosa altrettanto importante, nelle persone intorno a me. Il Lego Serious Play fornisce un approccio creativo, interattivo e empatico per gestire il cambiamento che incoraggia la comunicazione aperta, la comprensione reciproca e una visione condivisa. 

Attraverso questo metodo, non solo siamo riusciti a muoverci in un panorama aziendale mutevole, ma abbiamo anche rafforzato la coesione del nostro team e la resilienza individuale.

Le persone intorno a me hanno mostrato le proprie vulnerabilità e sicurezze, la loro forza e la loro disponibilità ad affrontare le sorprese della vita, la loro capacità di provare gratitudine e compassione nelle insicurezze e la loro capacità di guidare un team pur rimanendo umane.

Modello finale del workshop con il team Marketing di MailUp 

In queste sessioni di Lego Serious Play si è concretizzato un altro approccio, che è stato catartico per me: acquisire una prospettiva di contro a far propria una prospettiva. Solo “cogliendo” il punto di vista delle altre persone facendo domande e ascoltando la loro narrazione è possibile supportarle , mostrandosi vulnerabili tanto nel porre domande quanto nel fornire risposte.

Questa realizzazione mi ha donato una nuova tranquillità. Anche nel disagio, ho trovato gentilezza e compassione in me e negli altri.

E in quei precisi momenti ho sentito felicità.

Restiamo umani, ma facciamo in modo di rimanere questi umani: aperti, attenti, vulnerabili e gentili.

L’articolo originale è stato pubblicato sul Growens Innovation Blog.