Lavoro flessibile: dieci consigli per implementarlo in azienda

Sarà facile, dicevano. Basta combinare la routine da ufficio e le nuove abitudini apprese durante il remote work pandemico, dicevano.

La verità è che, quando Growens ha deciso di trasformare il modello remoto emergenziale in un modello di lavoro strutturalmente ibrido e flessibile, queste indicazioni intuitive si sono rivelate fallaci.

Come si è scoperto, il lavoro ibrido è molto più della somma del lavoro in ufficio e da remoto: è qualcosa di completamente diverso, che richiede ampio spazio mentale per gestire uno scenario in costante cambiamento, in cui le persone esprimono abitudini, preferenze, orari di lavoro e routine differenti.

Un anno dopo l’adozione del lavoro ibrido e flessibile come fondamento della cultura aziendale, grazie al programma Growens WoW, siamo pronti a condividere ciò che abbiamo imparato lungo la strada.

Per facilitare la lettura e la consultazione, abbiamo condensato questi apprendimenti in un Handbook agile e completo, pronto per il download.

Lavoro ibrido e lavoro flessibile: che cosa sono?

Tradizionalmente, c’è una chiara distinzione tra lavoro in ufficio e lavoro a distanza (da casa o da altri luoghi). Abbiamo tutti sperimentato questa dicotomia quando, dall’oggi al domani, siamo passati dal quotidiano lavoro in ufficio al remote work a tempo pieno, in occasione dello scoppio della pandemia di Covid-19.

Nella fase post-pandemica, molte aziende hanno iniziato a implementare vari mix delle due modalità. Sentiamo spesso quindi parlare di lavoro agile, intelligente, ibrido, flessibile, smart e da remoto, ma qual è il modo giusto per nominare il modello che abbiamo scelto in Growens?

• Definiamo il modello WoW “ibrido”, a causa delle diverse opzioni disponibili in termini di luogo di lavoro: le persone possono scegliere quotidianamente se lavorare in ufficio, da casa o da qualsiasi altro luogo.
• Lo definiamo anche “flessibile”, perché un team internazionale come il nostro non può fare affidamento su orari di lavoro rigidi. La flessibilità ha più a che fare con il modo in cui lavoriamo, piuttosto che con il luogo. È strettamente connessa alla cultura dell’obiettivo, che si concentra sui risultati più che sul numero di ore passate alla scrivania.

Quali sono i vantaggi del lavoro ibrido e flessibile?

Il lavoro ibrido e flessibile comporta innegabili vantaggi per le persone. Apre infatti una serie di possibilità di bilanciamento vita-lavoro che solo fino a qualche anno fa sembravano un miraggio:

• Cinzia, Product Manager in BEE, ha potuto trascorrere due mesi in Svezia e un mese in Sicilia, ottenendo il brevetto di immersioni subacquee e mantenendo una produttività ottimale per il suo team.
• Andreea, UX Designer, si è regalata due settimane di lavoro remoto da Tenerife: il modo migliore per ricaricarsi durante un autunno lungo e stressante. Lavorando vista mare, in compagnia di altri professionisti in cerca della medesima esperienza, ha alimentato il suo equilibrio psico-fisico senza interrompere il lavoro. Ha sfruttato la partnership di Growens con Creative Harbour, il network che offre esperienze di co-working, co-learning e co-living per i lavoratori digitali. 
• Davide, del team Accounting a Cremona, trae vantaggio dal lavoro ibrido per far funzionare la sua relazione a distanza. Può trascorrere delle settimane nei Paesi Bassi, dove studia la sua fidanzata, senza utilizzare giorni di ferie, rimanendo al contempo perfettamente allineato con task e obiettivi lavorativi.
• Anche Andrea, Senior SysOps, sfrutta il WoW per seguire gli spostamenti della sua compagna, che, da chef, lavora stagionalmente in luoghi differenti. Per Andrea, le possibilità offerte dal programma WoW sono state determinanti nel selezionare Growens come datore di lavoro.  

Queste sono solo alcune delle esperienze che i nostri dipendenti hanno vissuto di recente. Continueremo a dar loro voce, perché crediamo profondamente che un modo migliore di lavorare sia possibile: per non perdere i loro video, puoi iscriverti ai nostri canali Instagram e YouTube.

I vantaggi del lavoro ibrido e flessibile per l’azienda

Anche risultati e produttività traggono beneficio dal nuovo modello, che ha il potenziale per combinare i vantaggi del lavoro a distanza e in loco, mitigando al contempo i potenziali aspetti negativi associati a ciascuno:

• Utilizzo ottimale dello spazio e delle risorse dell’ufficio: possiamo permetterci uffici più piccoli, più intelligenti e meglio attrezzati perché le persone ruotano. I nostri dipendenti in genere scelgono l’ufficio quando è necessaria una sala riunioni ben attrezzata, uno studio di registrazione podcast o uno spazio per il brainstorming. Gli uffici non sono mai completamente pieni, garantendo quindi ampio spazio per svolgere diverse attività nel modo migliore.
• Maggiori livelli di produttività: scegliere di lavorare da casa quando abbiamo bisogno di concentrarci, e di andare in ufficio quando abbiamo riunioni importanti o attività creative da fare con gli altri, ci permette di fare tutto questo in modo migliore. Inoltre, flessibilità significa adattare il nostro ritmo lavorativo alla concentrazione: se la testa proprio non ci sta, possiamo prendere una pausa e tornare al lavoro quando ci sentiremo di nuovo attivi e concentrati.
• Collaborazione e comunicazione vanno di pari passo con quanto sopra. Ogni persona può scegliere i canali di comunicazione che funzionano meglio per sé, sia sincroni che asincroni, inclusi incontri di persona ogni volta che ha senso farlo.
• In conclusione: persone più contente rimangono in azienda più a lungo. Consentendo a ciascuno di plasmare il proprio modo di lavorare, miglioriamo diversi KPI aziendali, incluse l’attrattività verso i migliori talenti e la capacità di trattenerli.

10 consigli per il lavoro ibrido e flessibile

1. Partire dai valori aziendali

Un modello di lavoro ibrido funziona solo se l’azienda è strutturata dalle fondamenta per farlo funzionare. Altrimenti tale transizione non è obbligatoria – come ha sottolineato la nostra People & Culture Director Enrica Lipari.

Occorre assicurarsi che i valori aziendali siano saldamente allineati con il passaggio al lavoro ibrido e ci sia un forte sostegno da parte del management. Un modello di lavoro flessibile o ibrido non può funzionare se le abitudini dei manager sono radicate nel micromanagement o se la “politica” (ad esempio essere costantemente visti in ufficio) è più importante del raggiungimento dei risultati.

2. Rinforzare la comunicazione

Quando si lavora in modo ibrido, la comunicazione è di fondamentale importanza, perché le persone potrebbero non condividere il contesto in cui l’altro si trova.

Non essendo nella stessa stanza, potremmo avere difficoltà a cogliere stati d’animo, linguaggio non verbale e così via. È quindi bene prepararsi a prevenire fraintendimenti e rilavorazioni non dando nulla per scontato e comunicando più di quanto faremmo normalmente.

3. Favorire la trasparenza

Ognuno è abituato alla propria modalità di lavoro, eppure, per una collaborazione produttiva in un contesto dove le persone lavorano in mille modi diversi, è necessario applicare alcune regole di base.

La trasparenza è fondamentale. Dare ai colleghi il contesto di cui hanno bisogno sulla nostra posizione, l’orario di lavoro e lo stato di attività li aiuta a valutare e ottimizzare il modo in cui interagiscono. In termini pratici, ciò significa impostare il luogo e l’orario di lavoro su Google Calendar, contrassegnare chiaramente i nostri giorni liberi, aggiornare il nostro stato su Slack in modo che corrisponda alla nostra disponibilità, e altro ancora.

4. Rispettare la disconnessione

Il fatto che ciascuno possa lavorare da un fuso orario diverso o che possa trovare più efficiente lavorare la sera non significa essere disponibili a qualunque orario. Quando i confini tra vita privata e vita lavorativa diventano meno netti, è importante riconoscere e far valere il diritto alla disconnessione a tutti i livelli.

5. Applicare un’etichetta alle riunioni

Bisogna creare le giuste condizioni affinché sia i colleghi in presenza che da remoto possano partecipare alle riunioni in modo utile e produttivo, senza che nessuno si senta escluso.

La meeting etiquette può prevedere ad esempio la prenotazione di una sala riunioni per chi è in ufficio, l’aggiunta di un link di accesso per chi si connette da remoto, la concessione di qualche minuto di tolleranza per chi deve spostarsi da una sala riunioni all’altra, e l’abitudine a comportarsi sempre come se si  fosse in presenza – accendere la webcam, prestare attenzione e interagire.

6. Creare un “home office” vero e proprio

Che si risieda in un castello o in un monolocale, per essere concentrati e produttivi da casa è essenziale creare l’ambiente giusto. Occorre investire in una sedia di qualità con un supporto ottimale per la schiena e il collo, in una buona illuminazione e in una connessione internet potente.

Per apparire più professionale, per i meeting online è possibile utilizzare uno sfondo brandizzato e abbigliarsi in modo appropriato. Oppure no. Lavorare in tuta non ha prezzo, in fondo. 

7. Ripensare l’ufficio

Un ufficio pensato per il lavoro ibrido è diverso dal tipico ufficio pre-pandemia. Niente più file di scrivanie assegnate: l’ufficio funziona come un’ancora sociale, con aree per la collaborazione e il team building, insieme a zone tranquille in cui i dipendenti possono concentrarsi per lunghi periodi di lavoro.

Il tempo trascorso in ufficio ha anche una forte connotazione di socialità. Può essere ottimale prevedere sale ricreative e aree comuni attrezzate con tavoli da ping pong, macchinette per il caffè, scaffali per il bookcrossing e cibo in omaggio, in modo da rendere la permanenza in ufficio piacevole e distinta dal lavoro da casa.

8. Incoraggiare nei fatti il lavoro da “altrove”

Un modello di lavoro ibrido non andrà da nessuna parte se i manager inchiodano le persone alle loro sedie e disapprovano il fatto di non vederle fisicamente in ufficio per più di cinque giorni.

Consentire alle persone di lavorare da qualsiasi luogo può essere un incentivo potente a lavorare nel modo migliore. È bene quindi sostenere le persone fattivamente – e non solo a parole – quando chiedono di lavorare dalla città dei genitori, dalla seconda casa al mare o da un co-living di surfisti a Bali. È una scelta che comporta oneri e onori, ed è opportuno assecondarla purché lavoro e sicurezza (sia propria che dei dati aziendali) siano garantiti.

9. Investire nel tempo insieme

Quando i team sono parzialmente remoti, avere maggiore intenzionalità riguardo ai momenti che si trascorrono insieme è fondamentale per costruire spirito di squadra, allineamento e coesione.

Riunire le persone è una responsabilità distribuita: spesso le aziende organizzano gli eventi principali (come feste o momenti di condivisione annuali), lasciando ai manager o alle comunità interne l’organizzazione di eventi o attività più distribuite, come team building in presenza, eventi aziendali ibridi e momenti di socialità virtuali. 

10. Raddoppiare il caring verso le persone

Per poter supportare un team ibrido, è probabile che i People Manager si trovino a dover adattare il proprio modello di leadership e a modificare i processi di lavoro.

Tutto diventa un po’ più complicato se affrontato in un contesto ibrido. Le persone hanno bisogno più che mai della guida del proprio manager. È suo compito assicurarsi che la differenza di modi di lavorare non ostacoli il raggiungimento degli obiettivi del team.

In conclusione

Un modello di lavoro ibrido apre una vasta gamma di possibilità sia per le persone, che possono vivere una vita più piena, sia per le aziende, che possono prosperare nella nuova normalità. Allo stesso tempo, avvicinarsi alla transizione al lavoro ibrido con leggerezza e sottovalutare l’impatto che può avere su persone, produttività ed efficienza può essere una grave trappola.

In Growens, abbiamo abbracciato il lavoro ibrido per il nostro presente e il nostro  futuro. Se vuoi unirti al team, assicurati di scoprire quale posizione aperta è adatta a te.